Zarządzanie oparte na procesach jest kluczem do przetrwania i sukcesu firmy w obecnym kontekście gospodarczym.
Zdominowanym przez globalną konkurencję, ciągłe innowacje i stale rosnącą transformację cyfrową.
Aby wdrożyć skuteczne zarządzanie procesami, konieczne jest, aby cały zespół stanął w obliczu zmiany mentalności.
Szczególnie w stosunku do bardziej tradycyjnych systemów organizacyjnych opartych na pionowości i hierarchii.
Takich, jak ten reprezentowany przez model departamentalny.
Ten system zarządzania ma na celu poprawę procesu handlowego jako całości.
W tym celu analizuje, modeluje, realizuje, monitoruje i optymalizuje przepływy pracy, które składają się na każdy proces występujący w przedsiębiorstwie.
Zmiana w kierunku organizacji opartej na procesach oznacza modernizację administracyjną.
Która z kolei prowadzi do bardziej efektywnej komunikacji i zarządzania, odchodząc od sztywnej biurokratyzacji.
W rezultacie powstaje bardziej konkurencyjny i rentowny podmiot gospodarczy o wyższych wskaźnikach jakości.
Do zarządzania i doskonalenia procesów zarządzania jakością firmy wykorzystują różne narzędzia.
Każda jednostka powinna przyjąć te, które najlepiej odpowiadają jej potrzebom i celom.
W tym artykule przeanalizujemy 5 narzędzi do skutecznego zarządzania opartego na procesach, które pozwolą firmie na wdrożenie działań opartych na danych.
Diagram Pareto
Diagram Pareto lub Prawo Pareto opiera się na dobrze znanej zasadzie 80/20.
Zgodnie z którą 80% wyników jest rezultatem, a 20% działań (np. 80% sprzedaży pochodzi z 20% dochodu).
Schemat ten jest przedstawiony w postaci wykresu słupkowego, pokazującego najistotniejsze czynniki i ich wpływ w kolejności malejącej od lewej do prawej.
Jego zastosowanie pozwala na wyodrębnienie grupy priorytetów i określenie, które parametry mają największy wpływ na konkretny obszar wymagający poprawy.
W ten sposób najważniejsze problemy wyróżniają się spośród innych i mogą być rozwiązywane w pierwszej kolejności.
Diagram przyczynowo-skutkowy
Diagram przyczynowo-skutkowy nazywa się również diagramem rybiej ości.
Jest to bardzo proste w użyciu narzędzie do doskonalenia zarządzania procesami.
Które pozwala na głębokie i kompleksowe zrozumienie przyczyn leżących u podstaw problemu (efektu) biznesowego.
Pierwszym krokiem w użyciu tego narzędzia jest zidentyfikowanie problemu do rozwiązania i ujęcie go w diagramie (po prawej stronie, tworzącym głowę ryby).
Kolejnym krokiem jest przeanalizowanie w zespole, poprzez sesje burzy mózgów, przyczyn, które są źródłem efektu, który próbujemy rozwiązać.
Przyczyny te są uporządkowane w kategorie (główne) i podkategorie (drugorzędne).
I rozmieszcza się je na diagramie, tworząc szkielet ryby.
Po określeniu przyczyn nadszedł czas na opracowanie planu usprawnień, który pozwoli rozwiązać problem.
Schemat przepływu
Schemat przepływu (lub blokowy) jest jednym z najlepszych narzędzi do efektywnego zarządzania opartego na procesach.
I stosuje się go bardzo powszechnie w wielu sektorach.
Zapewnia on wizualną reprezentację procesu lub sekwencji (przepływu) pracy od początku do końca i pozwala wykryć błędy jakościowe.
Główną zaletą schematu blokowego jest to, że pomaga on uporządkować procesy.
Aby jasno określić, gdzie dokładnie leży problem jakościowy, a następnie zlokalizować obszary do poprawy.
Wykres rozrzutu
Jeśli celem jest znalezienie związku między dwiema zmiennymi (przyczyny i skutki), wykresy rozrzutu, zwane również wykresami punktowymi lub wykresami XY, są właściwym narzędziem do osiągnięcia tego celu.
Jest to graficzna reprezentacja, w której dane są odzwierciedlone jako punkty na płaszczyźnie kartezjańskiej.
Działki te pomagają zbierać dane przez pewien okres czasu.
Aby dowiedzieć się, czy zmienne wiążą się lub są skorelowane przed wyciągnięciem wniosków na temat danego procesu.
Zgodność może być dodatnia, gdy wartość Y rośnie wraz ze wzrostem wartości X (co sugerowałoby, że zmienne wiążą się).
Lub też ujemna, gdy wartość X maleje wraz ze wzrostem wartości Y (co sugerowałoby, że nie ma korelacji między zmiennymi).
Wykres rozrzutu ułatwia zrozumienie procesu poprzez wizualną reprezentację i pomaga podejmować decyzje w oparciu o dokładne informacje.
Arkusz kontrolny
Arkusz kontrolny jest narzędziem zarządzania jakością, które umożliwia zbieranie danych i informacji w prosty, metodologiczny i bardzo precyzyjny sposób.
Wykorzystuje się go głównie do pomocy firmie w identyfikacji i ocenie problemów, które uniemożliwiają procesowi osiągnięcie pożądanej jakości.
Chociaż można go dostosować do wielu innych celów zarządzania, takich jak walidacja produktu.
Arkusz kontrolny można łatwo rozpoznać po jego ustrukturyzowanej formie pytań – https://inzynierjakosci.pl/2018/01/arkusz-kontrolny-przyklady/
Lub też stwierdzeń przeznaczonych do zbierania i analizy istotnych danych dotyczących wykrytej awarii.
Dokument aktualizuje się poprzez zapisywanie znaków lub kratek za każdym razem, gdy znajdzie się problem mający wpływ na proces.
Po wypełnieniu, arkusz kontrolny daje jednostce pewność, że wykonano wszystkie niezbędne kroki w ramach jej zobowiązania do zapewnienia satysfakcji klienta.
Powyższe 5 narzędzi zarządzania pomagają firmom mierzyć, ulepszać i czynić ich procesy jeszcze bardziej efektywnymi.
Każda firma powinna wybrać najbardziej odpowiednią w zależności od problemu, który musi rozwiązać.
Zawsze przy założeniu, że gromadzenie i analiza danych są niezbędne do zrozumienia procesów i ich problemów, a tym samym ułatwiają ich rozwiązanie.